CIRCULAR NO. 37-2016

PARA:  	Administraciones Regionales y oficinas de todo el país que utilizan el Sistema BN-Flota. 
				
DE:		Lic. Wilbert Kidd Alvarado, Jefe
Departamento de Proveeduría
		
ASUNTO:     	Pasos  para realizar las conciliaciones de gastos de combustible, contra registros en el Sistema Flota 2.0

FECHA:        	30 de junio de 2016.

Dado a que a partir del 16 de junio del presente, se realizó el cambio de la plataforma de BN-Flota a Flota 2.0 para el suministro de combustible y en vista de que las oficinas usuarias deben presentar el informe mensual correspondiente al consumo, a continuación se detalla la forma de consultar en el nuevo sistema para revisar la información y montar los cuadros de conciliación correspondientes entre los voucher y la información que se registra en el sistema. 

El procedimiento  a seguir para realizar las conciliaciones es el siguiente.

•	Deben ingresar al sistema Flota 2.0 
 
o	Reportes 
o	Consumo de vehículos

•	Una vez ubicados en dicha pantalla deben seguir los siguientes pasos.

Cliente:	Selecciona el cliente al que pertenece
Vehículo:	Para hacer consulta por vehículo o seleccionar todos.
Comercio:	Selecciona todos.
      Período:	El período que requieren consultar desde la fecha de inicio hasta la fecha del cierre y dar clic en “Ver datos”. 

•	Cuando se genera el reporte en el sistema, antes de exportarlo pueden conformar el reporte con la información que requieran de acuerdo a sus necesidades. Esto se hace arrastrando los datos que necesitan a donde se indica "Arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna". Para ello se debe de colocar el cursor sobre el Alias de la tarjeta y arrastrarlo al campo que se indicó anteriormente. Luego soltar el cursor y con esto obtendrá el reporte por vehículo de acuerdo a lo que se requiera. 

Una vez realizado este paso se activa en la pantalla el espacio "Opciones" que se utiliza para exportar el archivo a Excel y se selecciona "XLS"

Se exporta y aparece en la parte inferior de la pantalla un mensaje que indica "Quieres abrir o guardar Consumo X vehículo" y se le da abrir

Una vez obtenido el detalle del reporte en Excel, podrá realizar la conciliación de los datos conforme a lo ya establecido.
De esta forma se debe realizar el proceso de conciliación de voucher físicos contra la información del sistema, para verificar que los datos coincidan y el gasto reportado sea el correcto.

Si a la hora de llevar a cabo la conciliación del sistema, encuentran diferencias en los datos que se ingresaron a Flota 2.0 y los voucher, deben atender los siguientes pasos:

Si existe alguna duda o reclamo que plantear, deberán presentarlo en forma escrita, (correo electrónico) clara y precisa ante el  Departamento de Proveeduría. En este caso es necesario que también adjunten copia del voucher y de la factura comercial que respalda la transacción.
 
Los comprobantes de los vaucher deben ser guardados por cada administrador o jefe de oficina. Los mismos se pueden requerir para cualquier reclamo. 

Una vez que lleve a cabo dicha conciliación, deberán enviar un informe de consumos por tipo de combustible. Dichos informes deben ser enviados en forma electrónica al correo de Juan Manuel Aguirre Rodríguez, en el formato que se adjunta a este correo durante los primeros cinco días hábiles de cada mes para realizar la conciliación mensual correspondiente.

c.c. archivo	
S-COM