CIRCULAR NO. 12-2009

 PARA:  	Jefes de oficina del Primer Circuito Judicial de San José.
		Servidores Judiciales del Primer Circuito Judicial de San José.
		
 DE:		Lic. Wilbert Kidd Alvarado, Jefe
		Proceso de Administración de Bienes
		
ASUNTO:     Se reitera Circular 13-2008
                       Manejo y custodia del equipo de cómputo alquilado  

	 FECHA:        6 de mayo del 2009

El Primer Circuito Judicial de San José cuenta con equipo de cómputo contratado bajo la modalidad de arrendamiento, siendo que el Departamento de Proveeduría ya realizó la segunda revisión sobre la ubicación de estos equipos, desde la fecha de su entrega e instalación en cada oficina.

Dicho inventario, al igual que el realizado en el primer semestre del 2008, deja en evidencia importantes debilidades que afectan el adecuado control sobre estas máquinas, razón por la cual se reitera la Circular 13-2008 de fecha  30 de setiembre del 2008. 

Algunos de los hallazgos son:
•	Se han realizado movimiento de computadoras a lo interno de una oficina o bien entre diferentes oficinas, sin hacer los reportes al Departamento de Proveeduría y sin llevar controles sobre estos traslados.
•	Algunas oficinas mantienen equipo de cómputo en desuso, sin hacer el reporte o devolución correspondiente al Departamento de Proveeduría. 
•	También se ha dado el traslado de máquinas alquiladas a otras oficinas ubicadas fuera del Primer Circuito Judicial de San José, lo cual va en contra a lo establecido en el contrato de alquiler.
Dadas estas inconsistencias, muy respetuosamente, se les recuerda a Jefes de Oficina y personal en general, que el Reglamento para el registro, control y uso del mobiliario y equipo de Poder Judicial, establece claramente los deberes y responsabilidades sobre el adecuado manejo del mobiliario y equipo institucional y al respecto reza:

"DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LAS JEFATURAS 
     DE LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES

Artículo 32. Jefe Dependencia Judicial. El jefe de la dependencia judicial, una vez firmado y recibido conforme del equipo y mobiliario que se le entrega, será responsable de los bienes bajo su cargo y no podrá variar su uso ni destino. 

Artículo 33. Responsabilidades. Todo jefe es responsable por el buen uso y custodia de los activos recibidos para el desempeño de las funciones de la dependencia judicial a su cargo. Cada jefatura deberá llevar un control individual de los bienes bajo su responsabilidad, en los registros diseñados al efecto. Dicho registro tendrá que mantenerse actualizado y servirá de base para levantar los inventarios que solicite periódicamente el Departamento de Proveeduría...

RESPONSABILIDAD Y OBLIGACIÓN DE LOS SERVIDORES JUDICIALES

Artículo 40. Responsables por los bienes a cargo. Todo servidor judicial será responsable por los bienes que le han sido asignados, en cuanto a su uso adecuado, mantenimiento y custodia. Además tendrá como obligación adoptar las medidas necesarias a fin de resguardar y mantener los bienes en las mejores condiciones de uso." 

Por lo anterior, se les insta para que mantengan los controles necesarios sobre los activos que tienen a cargo, evitando de esta forma diferencias que puedan afectar los inventarios.

En caso de determinar el faltante de cualquiera de estas máquinas en una próxima revisión, el Departamento de Proveeduría deberá tomar las medidas que correspondan.

Cualquier movimiento o situación especial, debe ser informada a los correos de Movimiento de Activos-Poder Judicial y/o al correo a nombre de Hellen Poveda Montoya. También pueden comumicarse a las extensiones 3620 y/o 3883.

c.c	hpm
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